Carpeta electrónica de despacho

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Más seguridad, más rapidez y menores costos son algunas de las ventajas de este proyecto del Servicio Nacional de Aduanas que acelerará profundamente la modernización del comercio exterior chileno.

Luego de la exitosa jornada de capacitación (más de 130 agentes de aduanas pertenecientes a la Cámara Aduanera y a Anagena) del día 15 de julio, liderada en sesión remota por el Director Nacional de Aduanas, José Ignacio Palma, se da un paso más hacia la ansiada digitalización de los procesos.

En esta jornada, se entregó a los despachantes aduaneros la información que está detallada en la resolución N° 487 que apunta a digitalizar la expedición de los procesos documentales del comercio exterior, dejando en el pasado la documentación en papel.

Felipe Serrano, presidente de la Cámara Aduanera de Chile, comentó en esta instancia que “este proyecto lo valoramos como un tremendo salto hacia la digitalización del comercio exterior chileno, ya que es un instrumento muy poderoso para la facilitación de los trámites, objetivo que como gremio hemos impulsado fuertemente en los últimos años. Estamos muy contentos del avance de esta iniciativa, que sin duda representa un antes y un después en la forma en que se realizan los trámites aduaneros en Chile, así que es un avance que esperábamos hace mucho tiempo y lo recibimos con gran optimismo en cuanto al impacto que esta nueva normativa tendrá en la labor de los Agentes de Aduana”

Durante el año 2018, se tramitaron 2.708.727 operaciones de comercio y, por consiguiente, se generaron y conservaron igual número de carpetas de despacho, lo que multiplicado por el número de documentos que cada carpeta contiene, pone de manifiesto la necesidad imperante de un cambio hacia una nueva forma de operar.

La carpeta de despacho, tal como la hemos conocido hasta el día de hoy, debe dar paso a la carpeta de despacho electrónica, continente digital que incluye todos los documentos que sirven de base a una destinación aduanera, ya sea en su formato electrónico de origen o debidamente digitalizados.

¿Qué mejorará este proceso?

Esta transformación digital implica un cambio sustantivo en la operatividad de los Agentes de Aduana y en la del Servicio, que permitirá simplificar la fiscalización, incorporando nuevas tecnologías de información en un proceso clave, a fin de facilitar el comercio internacional. Asimismo, disminuirá los tiempos y mejorará la eficiencia en las comunicaciones electrónicas entre el Servicio y los Agentes de Aduana.

¿Y las ventajas específicas?

Reducirá el coste económico y de tiempo que significa el desplazamiento físico de los documentos y de personal, reduciendo el riesgo de pérdida de documentación, También disminuirá los costos de almacenamiento, ya que permitirá a los Agentes de Aduanas conservar la documentación en formato electrónico.

El procedimiento

Para acceder a este servicio, se ha establecido un procedimiento de acreditación, destinado a verificar que las carpetas de despacho electrónicas cumplan con las especificaciones tecnológicas que se regulan en forma clara y transparente. De igual forma, se norma esta nueva modalidad dentro del proceso de fiscalización a posteriori, facilitando las funciones propias del Servicio.

-Solicitud de autorización de modalidad de la carpeta de despacho electrónica: El Agente de Aduana deberá solicitar autorización al Director Nacional de Aduanas, mediante el formulario contenido en el Anexo N° 1 de la resolución N°487, ante la Oficina de Partes de la Dirección Nacional de Aduanas.

-Tramitación de dicha solicitud: El formulario presentado, será derivado al Departamento de Fiscalización de Agentes Especiales de la Subdirección de Fiscalización, dentro de las 24 horas siguientes a su recepción. Dicha solicitud será registrada y remitida a la Subidrección de Informática del Servicio, para el proceso de acreditación tecnológica, dentro del plazo de 3 días.

-Proceso de acreditación tecnológica: La Subidrección de Informática revisa el cumplimiento de las especificaciones tecnológicas de las carpetas de despacho electrónicas que presente el interesado.

-Informe de resultados: La Subdirección de Informática deberá comunicar al Departamento de Fiscalización de Agentes Especiales, respecto al resultado del proceso de acreditación tecnológica.

Efectos de la autorización:

Desde que nuestra carpeta es autorizada, el Agente de Aduanas solo utilizará esta modalidad en todos los despachos que tramite, incluyendo aquellos que a la fecha de notificación se encuentran terminados. El Agente, deberá conservar las CDE y todos sus documentos asociados por el tiempo establecido en el artículo 7° de la Ordenanza de Aduanas (5 años, a contar del primer día del año calendario siguiente a aquel de la fecha del hecho generador de la obligación tributaria aduanera, salvo los casos de pago diferido en que el plazo de cinco años se contará desde la amortización o vencimiento de la última cuota)

La carpeta de despacho electrónica (CDE) y la bitácora

La carpeta de despacho electrónica estará conformada por todos los documentos de base, exigidos por el Director Nacional de Aduanas para la confección de la destinación aduanera, sea en formato electrónico o digitalizado, conforme a las exigencias y estándares que se establecen en el Anexo N° 2 de la resolución N° 487.

Los documentos en papel deberán ser digitalizados, sin perjuicio de que deban mantenerse en su formato original, cuando por disposición legal o reglamentaria así se establezca. Las declaraciones correspondientes a las destinaciones aduaneras deberán ser incorporadas a la CDE digitalizadas, cuando en ellas consten las visaciones, controles o fiscalizaciones que se hubiesen practicado.

Esperando que estos procesos sirvan para alivianar costos y cargas laborales, como Agencia Olivares ya estamos iniciando nuestros procesos de digitalización, alineándonos siempre con la vanguardia del comercio exterior.

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